GDPR

Från den 25 maj 2018 gäller EU:s nya dataskyddsförordning, även kallad GDPR. Lagens syfte är att reglera företagens hantering av personuppgifter för att skydda individen. Roslagsbostäder är personuppgiftsansvarig för alla personuppgifter som företaget hanterar. Dataskyddsombud är Madeleine Rietschel och hon nås via mail dataskyddsombud@norrtalje.se samt tfn 0176-717 81.

Observera att Roslagsbostäder är ett kommunalägt bolag och lyder under offentlighetsprincipen. Detta innebär att det finns undantag från nedan information. Alla dokument som klassas som offentlig handling diarieförs och gallras efter gällande dokumenthanteringsplan.

Här följer information om Roslagsbostäders personuppgiftsbehandlingar indelat i de olika kundkategorierna.

Du som är registrerad i bostadskön

Du ansvarar för att de personuppgifter du lämnar är korrekta. Dessa uppgifter lagras i databaserade register hos Roslagsbostäder AB och bearbetas i den utsträckning som behövs för att administrera uthyrningsprocessen. De kommer också att ligga till grund för statistiska bearbetningar för beslutsstöd gällande Roslagsbostäders utveckling. Behandling av personuppgifter fortlöper så länge du väljer att behålla din registrering i kösystemet. Personuppgifterna kan komma att kontrolleras genom inhämtning från offentliga register. Referenser kan som komplement inhämtas från angiven arbetsgivare och hyresvärd.

Gallringsrutin (gäller ej befintliga hyresgäster)

För att få behålla sin registrering i kön och de insamlade köpoängen, krävs inloggning på ”Mina sidor” minst en gång om året. Om inloggning ej skett på 12 månader raderas kontot och de insamlade köpoängen försvinner. Om E-post är valt som kontaktsätt skickas en påminnelse via e-post 30 samt 14 dagar innan kontot raderas. Det är ditt eget ansvar att hålla kontaktuppgifterna uppdaterade.

När intresse lämnas på ett hyresobjekt

Intresseanmälan för bostad får endast göras när du personligen avser att bosätta och folkbokföra dig i bostaden. Inför erbjudande av hyresobjekt tar Roslagsbostäder kreditupplysning genom kreditupplysningsföretag samt förbehåller sig rätten att fritt erbjuda och välja hyresgäst.

När avtal tecknas

När hyresavtal tecknas, kommer personuppgifter som lämnats att överföras till Roslagsbostäders verksamhetssystem. Detta för att avtalsrelationen skall kunna fullföljas. Det kan också förekomma att personuppgifter utlämnas till företag med vilka Roslagsbostäder AB samarbetar, ex externa entreprenörer som arbetar med underhåll i våra fastigheter.

Beställning av registerutdrag

Registerutdrag har privatpersoner rätt att kostnadsfritt begära en gång per kalenderår. Vid begäran av registerutdrag krävs legitimering. Begäran kan inlämnas digitalt med e-legitimation via Norrtälje kommuns hemsida, www.norrtalje.se. Du som inte har e-legitimation kan med giltig legitimation lämna in begäran manuellt hos kommunens kundtjänst på Estunavägen 14 i Norrtälje. Utdragen tillhandahålls mottagaren inom en månad från det att ansökan inkommit till Roslagsbostäder AB. Begäran om rättelse av personuppgift görs hos Roslagsbostäder AB, telefon 0176-20 75 00. Om du har klagomål på vår behandling av dina personuppgifter har du rätt att inge klagomål till tillsynsmyndigheten Datainspektionen.

————————————————————————————

Du som är hyresgäst

De personuppgifter som du lämnat i samband med att du tecknar hyresavtal kommer att behandlas i Roslagsbostäders verksamhetssystem i den utsträckning som behövs för att kunna fullgöra avtalet. Det kan gälla hyresaviseringar, hyresförhandlingar, information till hyresgästerna och annat som hör till den löpande förvaltningen. Även personuppgifter som inhämtas under hyresförhållandet kan komma att behandlas, såsom uppgifter om betalningsförsummelser och störningar i boendet.

Dina personuppgifter kan också komma att lämnas ut till sådan organisation eller förening som hyresvärden är medlem i samt andra företag och organisationer som hyresvärden samarbetar med i sin fastighetsförvaltning, t.ex. leverantörer, hyresgästorganisationer, försäkringsbolag och inkassobolag. Personuppgifterna kommer även att nyttjas för statistik och uppföljning med syfte att förädla förvaltningen av fastigheterna.

Gallringsrutin

Gallring av personuppgifter sker ett år efter avslutat hyresförhållande förutsatt att inga aktiva ärenden mellan parterna kvarstår, exempelvis en hyresskuld. Uppgifter om dig som finns i vårt bokföringsmaterial, t.ex. betalningar, kommer vi enligt bokföringslagen att spara i sju år inklusive innevarande år.

Beställning av registerutdrag

Registerutdrag har privatpersoner rätt att kostnadsfritt begära en gång per kalenderår. Vid begäran av registerutdrag krävs legitimering. Begäran kan inlämnas digitalt med e-legitimation via Norrtälje kommuns hemsida, www.norrtalje.se. Du som inte har e-legitimation kan med giltig legitimation lämna in begäran manuellt hos kommunens kundtjänst på Estunavägen 14 i Norrtälje. Utdragen tillhandahålls mottagaren inom en månad från det att ansökan inkommit till Roslagsbostäder AB. Begäran om rättelse av personuppgift görs hos Roslagsbostäder AB, telefon 0176-20 75 00. Om du har klagomål på vår behandling av dina personuppgifter har du rätt att inge klagomål till tillsynsmyndigheten Datainspektionen.

———————————————————————————–

Du som har fått riktat utskick och ännu inte är kund hos Roslagsbostäder

Syftet med utskicken är att uppmärksamma adressaten om företagets produkter och tjänster. Inför ett riktat utskick beställer Roslagsbostäder en separat adresslista efter aktuellt urval från SPAR, Statens Personadressregister. Direkt efter genomfört utskick raderas adresslista.
Rätten att bli glömd/ej erhålla framtida utskick – du kan få en spärr i SPAR mot direktadresserad reklam. När en sådan spärr finns kommer ditt namn och din adress inte att lämnas ut vid de urval som görs. Observera att denna spärr gäller ALL direktadresserad reklam, inte endast utskick från Roslagsbostäder. https://www.statenspersonadressregister.se/root/dina-personuppgifter/reklamsparr.html

————————————————————————————

Du som är aktiv på Roslagsbostäders konto på sociala medier

Idag har Roslagsbostäder konto på endast ett Socialt media, Facebook. Kontot har för avsikt att informera allmänheten om våra nyproduktionsprojekt och ge möjlighet till en dialog kring dessa. Vi välkomnar frågor och kommentarer kring projekten i vår logg, men ber dig respektera Facebooks regler och svensk lag med särskilt hänseende till GDPR. Den som bryter mot reglerna kommer att få sin kommentar borttagen. Eventuell övrig gallring åläggs respektive användare som har skapat en kommentar. Begäran om rättelse av personuppgift görs hos Roslagsbostäder AB, telefon 0176-20 75 00. Om du har klagomål på vår behandling av dina personuppgifter har du rätt att inge klagomål till tillsynsmyndigheten Datainspektionen.